Politique de confidentialité

1. La portée de la politique de confidentialité pour notre organisme (OBNL).
   Cette politique rencontre les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, R.L.R.Q., c.P-39.1 et toute autre Loi applicable.
2. La définition d’un renseignement personnel.Un renseignement personnel se définit comme tout renseignement qui concerne une personne physique, lequel permet directement ou indirectement de l’identifier.
3. Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi?

   La CZQ ne recueille, détient, utilise ou communique des renseignements personnels qu’avec votre consentement, et ce qu’aux fins de certains usages bien identifiés et décrits ci-dessous. Advenant tout autre usage de vos renseignements personnels, votre consentement sera demandé, et ce sans condition. Si la Loi venait à exiger ou demander toute autre forme d’autorisation, la personne concernée en serait informée.

   Raisons, usages et types de renseignement personnels colligés:

   • • Adhésion comme membre auprès de la CZQ : nom et prénom, adresse courriel, adresse résidentielle (postale), numéro de téléphone (fixe et/ou cellulaire), statut (membre régulier ou étudiant);
     • Création d’un profil dans la Zone membre : Nom et prénom, adresse courriel et numéro de téléphone (fixe et/ou cellulaire);
     • Contribution pour un don à la CZQ : nom et prénom, adresse courriel, adresse résidentielle (postale), numéro de téléphone (fixe et/ou cellulaire), statut (membre régulier ou étudiant);
     • Implication à titre d’administrateur au CA de la CZQ : nom et prénom, date de naissance, pièce d’identité, adresse résidentielle (postale), adresse courriel, numéro de téléphone (fixe et/ou cellulaire);
     • Inscription et participation à une formation ou une activité de la CZQ : nom et prénom, adresse courriel, adresse résidentielle (postale), numéro de téléphone (fixe et/ou cellulaire);
     • Inscription à une info lettre : nom et prénom, adresse courriel;
     • Réservation pour l’hébergement ou un transport lors d’une retraite (sesshin) : nom et prénom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone (fixe et/ou cellulaire);
     • Communication entre la CZQ et un membre ou un non-membre (participant) : nom et prénom, adresse courriel et numéro de téléphone (fixe et/ou cellulaire);
     • Navigation sur notre Site internet : Lors d’une navigation sur notre Site internet (www.comzenquebec.ca) aucun renseignement personnel n’est automatiquement recueilli. Seuls lors d’une adhésion, la contribution d’un don, une inscription ou la participation à l’une de nos activités, vos renseignements personnels qui sont demandés sont recueillis (voir parmi les items ci-dessus).
4. Les mesures de sécurité mise en place
   Précisons d’abord que nous prenons des dispositions raisonnables pour protéger tous les renseignements personnels recueillis en adoptant les mesures de sécurité les plus appropriées.
   Tous les renseignements personnels sont sauvegardés dans un emplacement sécurisé sur des serveurs contrôlés situés dans la mesure du possible au Québec (ex. : Oricom internet).
   Nous réitérons que tous renseignements personnels transmis lors de votre adhésion comme membre, la contribution d’un don pour la CZQ ou une inscription à une de nos activités sont cryptés et soumis au protocole SSL (Secure sockets layers). Il en est de même pour notre Site internet www.comzenquebec.ca qui est aussi protégé et sécurisé par un protocole SSL et SQL.
   Lors d’un paiement par carte crédit, le paiement est redirigé vers une passerelle de paiement de votre institution financière par l’entremise de Stripe. Votre numéro de carte de crédit et les renseignements qui l’accompagnent ne sont pas accessibles à la CZQ ni à quiconque au moment de la transaction. Seul notre fournisseur de services de paiement sécurisé, Stripe, peut conserver sur une base temporaire les renseignements personnels sur des serveurs situés à l’intérieur du Canada (Stripe Payments Canada Ltd in Vancouver B.C.). Stripe est assujetti à la loi en vigueur au Canada.
   Lors d’un paiement bancaire par Interac, la CZQ ne recueille aucune donnée sensible, si ce n’est que la preuve et la confirmation de votre transaction (nom et raison du paiement) dans le compte de l’institution bancaire de la CZQ.Lors d’un paiement par chèque, les renseignements personnels inscrits sur celui-ci sont recueillis, gérés et traités exclusivement en toute confidentialité par votre institution financière et la nôtre qui la reçoivent. Dans ce contexte, CZQ ne collige aucune information ou donnée personnelle.
   Nous limitons l’accès aux renseignements personnels d’un membre ou tout autre participant exclusivement aux membres du Conseil d’administration (CA) ou au responsable d’une l’activité donnée par la CZQ pour laquelle une personne s’est inscrite (ex. : participations à une méditation hebdomadaire, une retraite, etc.). Seule la fonction de la personne faisant usage de tels renseignements peut consulter ces informations avec parcimonie afin d’assurer un bon déroulement de son mandat ou faire une vérification de la présence d’une personne impliquée dans l’une des activités de la CZQ.
   Toute personne autorisée à manipuler des données personnelles est adéquatement formée pour assurer une protection des renseignements personnels et le respect de la vie privée.
   Soyez assuré que nous prenons tous les moyens raisonnables pour nous assurer que vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate en conformité avec cette présente politique de confidentialité.
   Finalement, nous veillons à la destruction ou l’anonymisation des renseignements personnels lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires et que les fins pour lesquelles ils sont recueillis sont accomplies, c’est-à-dire que les renseignements personnels ne permettent plus de vous identifier, directement ou indirectement.
5. Quels tiers peuvent avoir accès à vos renseignements personnels?
   Outre les membres du Conseil d’administration (CA) dont les fonctions nécessitent parfois l’accès aux renseignements personnels de certains membres ou participants pour fin d’information ou de communication, les personnes suivantes peuvent avoir accès à des renseignements personnels, mais exclusivement à la suite d’une autorisation d’un membre du CA :
   • Un responsable bénévole désigné par le CA qui a pour fonctions d’organiser ou diriger une activité de la CZQ;
   • Certains fournisseurs de services (ex. : services de paiement par carte de crédit ou Interac) peuvent avoir ponctuellement accès à vos renseignements personnels afin de fournir le service requis, mais il leur est strictement interdit d’utiliser ces renseignements à d’autres fins. Dans ce cas, CZQ s’engage toujours à signer une entente de service écrite avec chacun de ces fournisseurs afin de s’assurer de la protection des renseignements personnels qui leur seraient transmis;
   • La CZQ pourrait être obligée de communiquer vos renseignements personnels en vertu des lois applicables par exemple, à un conseiller juridique ou un organisme gouvernemental en autorité d’obtenir de tels renseignements personnels.

   Autrement, nous ne communiquons jamais vos renseignements personnels à un tiers et ne les échangeons à quiconque.

6. A-t-on une part de responsabilité dans les liens suggérés dans notre site Web vers des sites internet externes?

   La CZQ n’a aucune part de responsabilité sur les renseignements personnels qui peuvent être colligés lorsque vous visitez un Site internet suggéré à partir de notre Site internet qui se trouve à l’adresse suivante : www.comzenquebec.ca. Les renseignements que vous donnez dans ces sites suggérés sont soumis à la politique de confidentialité du site externe choisi, voire la législation du pays d’origine s’il en existe une. S’il y a lieu, il est de votre responsabilité de vous informer à cet égard.

7. Les témoins en usage sur notre site internet, leurs rôles et limites (ex. : témoin de connexion, adresse IP)

   Vous pouvez visiter notre Site internet de manière anonyme en tout temps, et ce, sans révéler de renseignements personnels. Lorsque vous vous connectez à notre Site internet, le serveur, par l’entremise de témoins de connexion, identifie l’adresse IP de votre ordinateur, votre tablette électronique ou votre appareil mobile (cellulaire) afin de permettre l’échange des données, ce qui permet de compiler exclusivement des statistiques de fréquentation. Aucun renseignement personnel n’est relié à votre visite sur notre site ou à votre adresse IP.

8. Accès à vos renseignements personnels

   Toute personne concernée par ses renseignements personnels recueillis et détenus par la CZQ peut faire une demande de rectification de tout renseignement personnel qui le concerne qui serait inexacte ou incomplète.Pour ce faire, nous répondrons à toute demande d’accès ou de rectification dans les trente (30) jours de la date de réception de la demande. Si la demande est refusée, la personne responsable fournira les motifs du refus à la personne qui a fait la demande.Il vous est possible en tout temps de suspendre ou retirer votre consentement quant à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels vous concernant. Toutefois, et selon les circonstances, le fait de retirer votre consentement pourrait nous empêcher de continuer à vous fournir et traiter correctement les services que vous avez demandés (ex. : la participation à une activité de méditation Zen ou une retraite).

9. Gestion des plaintes et retrait de vos informations personnelles

   A. Gestion des plaintes :
   Dans le souci constant de maintenir et d’améliorer la qualité de nos services, la CZQ offre la possibilité à toute personne d’exprimer son insatisfaction à l’égard de la protection de renseignement personnel qu’il recueille, détient, utilise et communique.La personne qui désire formuler une plainte doit communiquer par écrit avec la personne responsable ci-dessous identifiée, laquelle est membre du CA. La plainte doit indiquer les éléments suivants :
   Nom et prénom; / Adresse postale et adresse courriel; / Numéro de téléphone (fixe ou cellulaire); / Motif de la plainte.

   B. Retrait de vos informations personnelles :
   Si vous désirez un retrait complet de vos informations personnelles de nos archives ou de la liste d’envoi aux membres ou non-membres de la CZQ, nous vous invitons à faire votre demande par écrit directement à l’adresse courriel suivante : infozen@comzenquebec.ca.

10. Coordonnées pour rejoindre d’office la personne responsable de la protection des renseignements personnels :

    Communauté Zen de Québec
    A\S M. Paul Denhez, Administrateur
    C.P. 54012
    Québec RPO M-L’Incarnation, Qc.
    Canada G1N 4T1
    Adresse courriel : infozen@comzenquebec.ca

11. Modification et mis à jour de la Politique

    La CZQ s’engage à modifier et faire les mises à jour nécessaires dans la gestion des renseignements personnels suivant le futur dans l’application de la Loi 25.

La politique de confidentialité des renseignements personnels de la Communauté Zen de Québec a été entérinée et adoptée par le Conseil d’administration (CA) le 6 octobre 2023 ET adoptée lors de l’Assemblée générale (AG) de ses membres en date du 4 novembre 2023.